“Pure questo???” esordì così una anonima frequentatrice di ASit Forum nell’antidiluviano (digitalmente parlando) 2009 dichiarando tutto il proprio sgomento telematico di fronte alla norma per la quale : […] “I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente decreto” (che – non per fare i pignoli – ma era una legge e non un decreto).

Di fatto l’introduzione della PEC è stato il primo passo su vasta scala in quel processo di smaterializzazione degli strumenti di comunicazione che hanno sempre contraddistinto i rapporti formali tra cittadino e pubblica amministrazione.

In realtà un precedente c’era già stato: la (inutile) sperimentazione della cosiddetta CEC-PAC (comunicazione elettronica certificata – pubblica amministrazione cittadini) gratuita per tutti, ma con due enormi limiti non indifferenti: le CEC-PAC erano uno strumento di comunicazione unicamente tra cittadino e pubblica amministrazione, il che precludeva qualsiasi rapporto tra privati che avrebbero dovuto ricorrere o alla tradizionale “raccomandata con ricevuta di ritorno” o alla nascente PEC. Il secondo limite era in uno standard tecnico non coerente che le definizioni della Comunità Europea. Di conseguenza la CEC-PAC è stata una meteora con lo strascico di un costo esorbitante di 50 milioni di euro ripartiti tra ACI e INPS elevati per l’occasione al rango di provider di stato.

Della Posta Elettronica Certificata (PEC) si parla dal 2005, ma è con la legge n. 2 del 28/01/2009 che viene imposto l’obbligo per i professionisti (iscritti in Albi o Elenchi) di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata entro un anno, e di comunicarla ai propri Ordini.

Gli Assistenti Sociali, come per tutti quei professionisti per i quali è previsto un Ordine, rientrano quindi in questa previsione normativa e debbono procedere a reperire un gestore di PEC che li accrediti.

In pratica si tratta di aprire una nuova casella di posta tra i provider autorizzati il cui elenco lo si trova sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale AGID (https://www.agid.gov.it/index.php/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec)

I costi variano a seconda del provider, in base alle modalità di accertamento della nostra identità, alla durata del contratto ecc.

Ora la domanda che molti si pongono è: ma perché non posso usare la mia? Il motivo più importante sta nel fatto che i vari provider di PEC devono garantire l’effettiva identità della persona che ha quell’indirizzo di posta (acquisiscono infatti i documenti identificativi e li tengono aggiornati).
Ci sono anche delle questioni tecniche: la Posta Elettronica Certificata “viaggia” su sistemi “sicuri” che ne garantiscono l’inoltro e “certificano” l’invio analogamente con quanto avviene con le comuni raccomandate postali con ricevuta di ritorno.

Un possibile utilizzo potrebbe essere – per esempio – l’inoltro da parte degli Ordini Regionali delle convocazioni per le elezioni, di comunicazioni riguardanti contenziosi relativi all’iscrizione, al pagamento delle quote ecc…

Dal lato Assistente Sociale l’utilizzo di una casella PEC – oltre che per comunicazioni con l’Ordine – può essere esteso anche in altri ambiti: rapporti con i fornitori delle utenze, contenziosi vari con le Amministrazioni, tutte quelle volte insomma in cui in modo ordinario ci viene chiesto di mandare “una raccomandata”

Come si vede la praticità e l’economicità del sistema si ripaga ampiamente con evidenti risparmi rispetto all’utilizzo postale in termini di tempo/lavoro, spese materiali e non da ultimo, anche in termini ecologici.

Tutto ok dunque? Purtroppo, no: le analogie con la classica raccomandata postale con ricevuta di ritorno si fermano …. alla borsa del postino.

La PEC non ha il meccanismo che nel lessico delle nostre poste si chiama “avvenuta giacenza”, cioè la certezza che il destinatario ha effettivamente tra le mani la raccomandata.

Facciamo un esempio:

con la classica raccomandata postale l’Ordine della Regione X deve comunicare all’A.S. Pippo che ha aperto un procedimento disciplinare nei suoi confronti sulla base di tot considerazioni, l’Ordine comunica nella stessa missiva che Pippo ha 30 giorni di tempo dalla data di ricevimento della raccomandata per presentare le proprie controdeduzioni altrimenti si dà corso al provvedimento disciplinare in questione. Il postino va a casa di Pippo, lo trova, gli fa firmare una ricevuta e da quella data decorrono i 30 giorni.

Il postino può non trovare Pippo e in quel caso gli lascia l’avviso che ha una raccomandata da ritirare all’ufficio postale di zona. Pippo va all’ufficio postale, ritira la raccomandata e da quest’altro momento iniziano i 30 giorni per controdedurre. Se entro 30 giorni Pippo non si reca all’ufficio postale a ritirare la raccomandata, la stessa viene ritornata dalle poste all’Ordine facendogli sapere che nessuno ha provveduto a ritirare la raccomandata (ma questa è relativamente un’altra questione).

Con la Posta Elettronica Certificata l’Ordine della Regione X prepara la mail nella quale comunica a Pippo come sopra e la invia al proprio gestore PEC (che può essere diverso da quello di Pippo) questo gestore a sua volta la invia al gestore PEC di Pippo, il quale fa ritornare all’Ordine la comunicazione che la “raccomandata” è stata presa in consegna dal server e questa comunicazione è – nel sistema PEC – la “ricevuta di ritorno” che fa scattare i 30 giorni entro cui Pippo deve rispondere.

Come si vede, rispetto alla posta tradizionale, manca un passaggio tutt’altro che marginale: la ricevuta che ritorna all’Ordine dice solo che il messaggio sta nella casella PEC di posta di Pippo, non che Pippo l’abbia scaricata e/o letta. Ma questo – per la normativa che regola la PEC – è un dettaglio trascurabile, la ricevuta che ritorna all’Ordine vale come ricevuta di ritorno. Da questo punto di vista non era tecnicamente complicato aggiungere un allert che emulasse la effettiva ricezione.

In pratica questo significa che chiunque ha una casella di PEC è di fatto obbligato a visitarla spesso, anche quando non lavora, anche perché con la progressiva diffusione del nostro indirizzo PEC possono pervenirci comunicazioni da vari enti: Inps, Agenzia delle Entrate e – ahinoi – anche multe per infrazioni stradali.  A questa cosa di “ricordarsi” di consultare la PEC si può ovviare abilitando i nostri servizi di posta abituali (gmail, outlook, libero, tiscali ecc) a controllare e scaricare in automatico la posta eventualmente pervenuta sulla casella PEC.